Покупка техники для ТОО: счёт, договор и закрывающие документы

Когда компания покупает компьютеры, принтеры или расходники, важно не только выбрать технику, но и правильно оформить сделку. Иначе бухгалтерия не примет расходы, а НДС не попадёт в зачёт. Рассказываем, как это устроено.

Счёт на оплату

Поставщик выставляет счёт на организацию с БИН покупателя. Проверьте реквизиты, наименования и сумму с НДС, если поставщик является плательщиком НДС. Оплата проходит безналичным переводом с расчётного счёта компании.

Договор поставки

Для разовой покупки часто достаточно счёта. Если техника закупается регулярно, удобнее заключить рамочный договор поставки: в нём один раз фиксируются условия оплаты, доставки и гарантии, а дальше компания просто отправляет заявки.

Предоплата или отсрочка

Обычно поставщик работает по предоплате. Постоянным клиентам магазины предоставляют отсрочку платежа, которую фиксируют в договоре вместе с кредитным лимитом.

Закрывающие документы

После отгрузки покупатель получает накладную на отпуск запасов и электронный счёт-фактуру через ИС ЭСФ. Именно они подтверждают расход и право на зачёт НДС. Гарантийные талоны передаются вместе с техникой.

Доставка

Внутри города технику привозит курьер поставщика, в другие регионы — транспортная компания. В договоре стоит указать, с какого момента риск повреждения переходит к покупателю.

Советы

Назначьте ответственного за приёмку, который проверит количество и внешний вид при получении. Храните документы в одном месте — пригодится при проверках и гарантийном обслуживании.

GreenPrice.kz — интернет-магазин компьютерной и офисной техники с доставкой по всему Казахстану: магазин работает с частными покупателями и организациями, даёт официальную гарантию и закрывающие документы для юрлиц.

Частые вопросы

Можно ли купить технику на ТОО без договора?
Да, для разовой покупки достаточно счёта и закрывающих документов.

Когда приходит электронный счёт-фактура?
Поставщик выписывает его в ИС ЭСФ в сроки, установленные Налоговым кодексом.